Gestione uniforme dei dati comuni al Polo
PRIMA DI CREARE UN NUOVO UTENTE:
Cercare con Cognome Nome la persona da registrare; la ricerca è possibile anche tramite uno dei codici che identificano in maniera univoca l'utente, come il Codice Fiscale, oppure per parole.
In caso di risultato negativo fare almeno un altro tentativo ampliando il filtro da "Utenti di biblioteca" (proposto di default in tendina) a "Utenti di polo" o "Tutti gli utenti", perché l'utente potrebbe già essersi registrato in un'altra biblioteca del Polo:
Se l'utente era già registrato in un'altra biblioteca del Polo, il sistema presenta in arancione il bottone "Associa", su cui bisogna cliccare per iscrivere l'utente anche alla propria biblioteca:
È BUONA NORMA:
Ad ogni associazione o ristampa della tessera chiedere all'utente se i dati personali o di contatto hanno subìto variazioni e in caso procedere al controllo, integrazione o modifica della scheda.
CREAZIONE DI NUOVO UTENTE:
Nel creare un nuovo utente compilare quanti più campi possibile, oltre a quelli obbligatori per il sistema (*):
- COGNOME*: compilare in MAIUSCOLO
- NOME*: compilare in MAIUSCOLO
- DATA DI NASCITA*
- SESSO*
- LUOGO DI NASCITA: compilare in MAIUSCOLO
- NAZIONALITA'
- INDIRIZZO*: si intende la residenza; inserire il domicilio, se diverso, usando il campo apposito [attivabile con il pulsante verde "+" a destra]
- CITTA'*: compilare in MAIUSCOLO; Reggio Emilia si scrive REGGIO NELL’EMILIA
- CAP
- PROVINCIA
- PAESE*
- INDIRIZZO DOMICILIO: compilare se diverso dalla residenza; si attiva con il pulsante verde "+" a destra
- TELEFONO: eventuale telefono fisso
- CELLULARE
- EMAIL: compilare sempre anche se non obbligatorio per il sistema
- RECAPITO PREFERENZIALE: impostare E-MAIL se si è compilato il campo relativo
- CODICE FISCALE
- NUMERO DOCUMENTO
- TIPO DOCUMENTO
- TIPO UTENTE*: facoltativo, è utile alle statistiche interne
- PROVENIENZA: facoltativo, è utile alle statistiche interne
- TIPO UTENTE COLLETTIVO: è possibile valorizzare questa tendina se la tessera si riferisce a un circolo, classe scolastica, gruppo di lettura, capofamiglia o genitore/tutore (in questo caso è possibile successivamente collegare la scheda del genitore a quelle dei figli minorenni, in modo da poter contattare in futuro i genitori se si conosce solo la tessera del figlio. Per farlo, prima valorizzare il tipo utente collettivo del genitore in GENITORE/TUTORE o CAPOFAMIGLIA, poi posizionarsi sulla scheda del minore, dal menù di destra Gestione > Utenti correlati, Associa utente collettivo, cercare il nome del genitore/tutore, selezionarlo, confermare)
- TITOLO DI STUDIO: facoltativo, è utile alle statistiche interne
- AUTORIZZAZIONE AI DATI PERSONALI: impostare S avvisando preventivamente l'utente del tipo di comunicazioni che riceverà via mail
- NOTE GENERICHE: inserire eventuali precisazioni (note su sui documenti; altri numeri di telefono; indirizzo e-mail alternativo; ecc)
In caso di accenti o particolarità grafiche (lettere con accenti, dieresi, cediglie, ecc) le stampanti possono dare problemi; in quel caso si consiglia di:
- compilare il nome utente semplificando come segue: È > E' · Ü > U · Ñ > N · Ä > A · ecc.
[quindi non utilizzare lo scioglimento ufficiale delle vocali con Umlaut in ae, oe, ue] - procedere alla stampa della tessera per l'utente
- solo in seguito, volendo, correggere il nome/cognome utilizzando i caratteri speciali (es. alt+154 per Ü).
Gestione dei dati di Biblioteca
Questi dati si attivano solo dopo aver creato e confermato la scheda principale.
Utilizzare questi campi per registrare informazioni relative alla singola biblioteca e/o valorizzare la tendina TIPO UTENTE con una specificazione ulteriore (es. se un utente è allievo o docente dell'Istituto Musicale "Peri-Merulo", condizione che modifica il tipo di documenti prestabili a favore dell'utente), che non comporta la modifica della tendina di tipo utente valorizzata nella scheda principale (dati di sistema):
